Tietosuojaseloste
Päivitetty 13.1.2022
1 Rekisterinpitäjä
Almgren & Sankamo Oy – Lakiasiaintoimistot
Y-tunnus 3118762-1
Kirkkokatu 10 A, PL 188, 48101 Kotka
2 Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
OTM Ville Mielonen
Puhelin 05-2234 900
Sähköposti: marjut.krouvi@almgren-sankamo.fi
Almgren & Sankamo Oy on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.
3 Rekisterin nimi
Almgren & Sankamo Oy:n ja Kaakon Perintäkarhut asiakas- ja markkinointirekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Almgren & Sankamo Oy:n ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.
Asiakasrekisteriin voidaan tallentaa myös toimeksiantoihin välttämättömästi liittyviä muita henkilötietoja, joita voivat olla asiakkaan vastapuolet, yhteistyökumppanit ja näiden asiamiehet ja neuvonantajat.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: Asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitaminen niihin liittyvän viestinnän hoitaminen ja toteuttaminen. Asiakasrekisterin käsittelytehtäviä ei ulkoisteta.
Markkinointirekisteriin tallennettavia henkilötietoja käsittelemme joko oikeutetun etumme perusteella (esim. suoramarkkinointi asiakkaillemme ja palveluidemme kehitys) tai suostumuksesi perusteella. Markkinointirekisterin henkilötietoja käytetään palveluidemme markkinoinnissa ja myynnissä. Markkinointirekisterin käsittelytehtäviin voimme käyttää ulkopuolista kumppania.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja: Nimi, koulutus, työnantaja, tehtävänimike, henkilötunnus, asiakasnumero, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
Perintätoimintaa varten rekisteröidystä voidaan tallentaa myös henkilöluottotietoja mm. maksuhäiriömerkintöjä, tietoja maksukäyttäytymisestä ja ulosottotietoja. Rekisteröityä mahdollisesti koskevaa vakuutusta ja vastaavia seikkoja koskevia tietoja. Palvelujen ostoon ja maksuihin liittyviä tietoja sekä muistiinpanoja. Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
5.1 Rahanpesulain edellyttämät henkilötiedot
Niiltä osin kuin laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä Rahanpesulaki) koskee Almgren & Sankamo Oy:n toimeksiantoja ja asiakkaita kerätään asiakkaista seuraavia tietoja
1) nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
2) oikeushenkilön tai luonnollisen henkilön edustajana toimivan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
3) oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet;
4) tosiasiallisen edunsaajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
5) henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä;
6) asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot, kuten tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen, palvelun tai tuotteen käytölle ja tiedot varojen alkuperästä; ja
7) poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot.
Sellaisen ulkomaalaisen asiakkaan osalta, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, on lisäksi kerättävä säilytettävä tieto tämän kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot.
6 Henkilötietojen säilytysaika
Yritys säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä, kunnes rekisteröidyn ja Almgren & Sankamo Oy:n välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään 10 vuotta.
Rahanpesulain vaatimusten perusteella kerättyä tietoa säilytetään vähintään rahanpesulaissa edellytetty aika. Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä: Rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat. Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli. Rekisteriin voidaan lisätä myös Almgren & Sankamo Oy:n tai rekisteröidyn yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiön tai luottotietoyhtiöiden toimittamia tietoja.
Tietoja kerätään myös käyttäjältä itseltään esimerkiksi oppaiden latauksen ja yhteydenottolomakkeen lähettämisen yhteydessä.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle
Asiakastietoja ei luovuteta Almgren & Sankamo Oy:n ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, asiakkaan antaman erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan. Asiakastietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle
9 Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla työntekijöillä. Yhtiön IT -järjestelmät on keskitetty Kotkassa sijaitsevaan serveriin, jonne kaikki asiakas- ja muut tiedot tallennetaan. Tänne tallennetaan myös Helsingin toimistossa työskentelevien ja etänä mahdollisesti työskentelevien lakimiesten tiedot. Helsingistä tai etänä työskentelevien yhteydet on asennettu työasemakohtaisesti käyttäen salattua VPN-yhteyttä ja erillisiä käyttäjätunnuksia ja salasanoja.
Kaikki toimiston tietoverkkoyhteydet ja serverit ovat valvottuja, ja niissä on ajan tasalla pidetty palomuuri sekä tarvittavat virus- ym. haitta- ja vakoiluohjelmien esto-ohjelmat. Tietoverkon, työasemien ja serverin sekä muiden tietovälineiden ylläpito on ulkoistettu IT-järjestelmiin erikoistuneelle suomalaiselle palveluntarjoajalle. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Verkkosivustomme käyttää TLS-salattua HTTPS-yhteyttä, jolloin kaikki henkilötiedot ovat sähköisessä muodossa suojattu. Selaimessa huomaat tämän lukosta osoitepalkin vasemmalla puolella.
10 Profilointi
Almgren & Sankamo Oy ei tee mitään asiakastietoihin liittyvää profilointia.
11 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita Almgren & Sankamo Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Almgren & Sankamo Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.
Almgren & Sankamo Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Almgren & Sankamo Oy:n asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Almgren & Sankamo Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
12.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12.4 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Almgren & Sankamo Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
13 Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Almgren & Sankamo Oy:hyn.
Sähköpostitse
marjut.krouvi@almgren-sankamo.fi
Postitse osoitteeseen:
Almgren & Sankamo Oy
PL 188
48101 Kotka
Almgren & Sankamo Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.